檔案室也叫檔案館，是各機(jī)關(guān)統(tǒng)一保存和管理本機(jī)關(guān)檔案的內(nèi)部機(jī)構(gòu)
檔案室（Archives Center）是各機(jī)關(guān)（包括團(tuán)體、學(xué)校、工廠、企業(yè)、事業(yè)單位等）統(tǒng)一保存和管理本機(jī)關(guān)檔案的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，是整個(gè)機(jī)關(guān)的組成部分，是屬于機(jī)關(guān)管理和研究咨詢性質(zhì)的專業(yè)機(jī)構(gòu)。
黨、政、軍等機(jī)關(guān)單位的檔案室，又是機(jī)關(guān)的機(jī)要部門之一。從全國(guó)檔案工作來說，檔案室是國(guó)家檔案工作組織體系中最普遍、最大量、最基層的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)。
人事科的檔案室僅限于人事的檔案管理，檔案室除人事之外還包括其他的行政各項(xiàng)檔案材料的保管。
資料室。檔案室是各機(jī)關(guān)(包括團(tuán)體、學(xué)校、工廠、企業(yè)、事業(yè)單位等)統(tǒng)一保存和管理本機(jī)關(guān)檔案的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，是整個(gè)機(jī)關(guān)的組成部分，是屬于機(jī)關(guān)管理和研究咨詢性質(zhì)的專業(yè)機(jī)構(gòu)。黨、政、軍等機(jī)關(guān)單位的檔案室，又是機(jī)關(guān)的機(jī)要部門之一。從全國(guó)檔案工作來說，檔案室是國(guó)家檔案工作組織體系中最普遍、最大量、最基層的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)。
一、檔案搬遷的流程
1、前期準(zhǔn)備
做好庫房各類檔案的整理、做好車輛租用，驗(yàn)證司機(jī)身份證，車輛自備帳篷、向各鄉(xiāng)鎮(zhèn)有關(guān)單位發(fā)通知。
2、搬運(yùn)檔案
檔案運(yùn)輸過程中，實(shí)行專人押車，做好交接工作。
3、入庫上架
集中分類上架
4、核對(duì)統(tǒng)計(jì)
檔案上架后做好整理、核對(duì)和統(tǒng)計(jì)工作。
一、檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)之溫濕度要求
按照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》、《檔案庫房空氣質(zhì)量檢測(cè)技術(shù)規(guī)范》和《檔案館空調(diào)系統(tǒng)設(shè)計(jì)規(guī)范》、《檔案館溫濕度管理暫行規(guī)定》的要求，檔案室(含膠片室、磁帶室)的溫度應(yīng)控制在14～24℃，有設(shè)備的檔案室日變化幅度不超過2℃，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45～60%，有設(shè)備的庫房日變化幅度不超過±5%，每晝夜溫度波動(dòng)值在±2 度。
二、檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)之空間規(guī)劃
檔案室中的閱覽室是專門為閱覽者查看檔案而設(shè)立的。閱覽室應(yīng)采用單獨(dú)的房間，如果條件不具備，也可以在辦公室中設(shè)立閱覽桌。獨(dú)立閱覽室應(yīng)有窗，自然采光好，避免陽光直射或炫光，可安裝窗簾或百葉窗等遮陽裝置，輔之以人工光源；應(yīng)有自然通風(fēng)，室內(nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)或通風(fēng)設(shè)備，供冬天和夏天使用。應(yīng)擺放一定的桌椅、電腦，提供檔案檢索工具。
辦公室是檔案管理人員進(jìn)行日常辦公的場(chǎng)所，面積根據(jù)辦公人員數(shù)量和辦公需要確定，一般在10~20㎡。辦公室應(yīng)設(shè)有堆放有待著錄或編目的檔案卷宗的大辦公桌，以及檔案管理工作所需要的設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、裝訂機(jī)等。
三 檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)之物質(zhì)條件
裝具：裝具即用以存放檔案的柜、架、箱。一般而言，封閉式的柜、箱比敞開式的架子更有利于對(duì)檔案的保護(hù)。柜、架、箱的制成材料最好為金屬物，這樣更有利于防火。檔案室要有足夠數(shù)量的檔案箱柜，要能存放現(xiàn)有的檔案和未來10~20年的檔案?？煽紤]使用密集型活動(dòng)檔案柜。這種平時(shí)合為一體，同時(shí)可打開的裝具比之傳統(tǒng)的單個(gè)單列、擺放位置固定裝具有較全面的優(yōu)越性。他不僅具有防火、防光、防塵的性能，而且可大幅節(jié)省庫房空間和庫房建筑費(fèi)用，一般而言，他可比常規(guī)的固定柜架節(jié)省近2/3的庫房面積。但安裝使用密集型活動(dòng)檔案柜，對(duì)地面的承重能力有較高的要求。樓板承受力一般需要每平方米1200kg以上，同時(shí)也考慮整個(gè)建筑物的堅(jiān)固程度及其使用年限長(zhǎng)短等相關(guān)因素。
檔案室制度有：
1、室（庫）內(nèi)必須配備滅火器、消防栓，始終保持完好率達(dá)到100%。嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品及雜物，嚴(yán)禁明火，嚴(yán)禁非管理人員入內(nèi)。確因工作需要進(jìn)入時(shí)，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由本室（庫）管理人員陪同。門要加固防盜門。進(jìn)出室（庫）隨時(shí)關(guān)燈、鎖門，
2、進(jìn)檔案室（庫）內(nèi)查閱資料，查閱者不得大聲喧嘩。要愛護(hù)檔案，不得撕頁、涂改，沾口水翻頁，一旦發(fā)現(xiàn)由查閱者負(fù)全部責(zé)任。
3、未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不準(zhǔn)將檔案帶出檔案室（庫），更不準(zhǔn)私自摘抄、外傳，嚴(yán)格遵守保密制度。
4、檔案工作人員對(duì)所保管的檔案，要定期檢查，做出記錄，不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案，發(fā)現(xiàn)破損或褪變的檔案要及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。
5、查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請(qǐng)單》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由人資行政部統(tǒng)一辦理，其它任何部門無權(quán)查閱員工原始檔案。
6、 員工存檔卡由人資行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管，員工離職辦理完畢各種手續(xù)后，退回本人或由人資行政部負(fù)責(zé)辦理原始檔案調(diào)出手續(xù)。
7、非本企業(yè)人員查閱原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閱審批程序，人資行政部協(xié)調(diào)辦理。
8、員工在本企業(yè)工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫《員工原始人事檔案補(bǔ)充資料申請(qǐng)表》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由人資行政部辦理。
9、必須定期檢查、清點(diǎn)庫藏檔案和資料。發(fā)現(xiàn)霉?fàn)€、褪變、破損或帳物不符時(shí)，必須及時(shí)追查、處理和修復(fù)。因失職而損毀、丟失檔案者，按檔案法規(guī)嚴(yán)肅處理。
10、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目和重點(diǎn)工程，在立項(xiàng)之初及竣工完成之間所形成的資料在第一時(shí)間移交給綜合檔案室。
11、凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書針、別針、大頭針……等金屬物；如有破損者，應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱；如有字跡擴(kuò)散褪變者，應(yīng)復(fù)制，復(fù)制件與原件一并歸檔。
12、因單位、家庭、個(gè)人工作、生活需要的，都可借閱已開放檔案，但原則上只能在閱文室內(nèi)查閱,確實(shí)要借出的檔案,必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽批，方可辦理借閱手續(xù),借閱時(shí)間一般不超過一周。
13、查找利用檔案者，一律憑單位介紹信、個(gè)人身份證或其他有效證件，辦理登記手續(xù)后，方可查閱。
14、查閱檔案者，要愛護(hù)檔案，嚴(yán)禁在檔案材料上畫圖、劃線、折疊、涂改、撕頁、拆卷等。借閱的檔案要妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、遺失。不準(zhǔn)將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，更不準(zhǔn)將檔案保密內(nèi)容外泄。
15、國(guó)家規(guī)定應(yīng)向當(dāng)?shù)貦n案館移交的永久和長(zhǎng)期保管檔案，必須按規(guī)定時(shí)間辦理移交手續(xù)，并妥善保管交接憑證，還應(yīng)在檢索工具上注明。
16、檔案工作人員調(diào)離工作后，必須辦完移交手續(xù)后，方可離崗辦理調(diào)離手續(xù)。
第一、移動(dòng)檔案柜檔案室需要空氣流通去除潮濕，檔案庫房或是檔案資料倉庫的位置盡可能離門窗遠(yuǎn)些，防水工作要做好。當(dāng)室外濕氣大時(shí)，應(yīng)把通風(fēng)方位的門窗關(guān)閉，以降低水蒸氣進(jìn)到房間內(nèi)。
第二、移動(dòng)檔案柜檔案庫房可以用空調(diào)的除濕功能以及專用除濕機(jī)進(jìn)行除濕。專業(yè)檔案資料除濕機(jī)起效比較快，但用電量也相較很大。除濕機(jī)在一定水平上還可以減輕房間內(nèi)潮濕情況，但除濕機(jī)覆蓋范圍小，只有具有輔助功效。假如一般除濕方法還是不可以獲得令人滿意實(shí)際效果，需要嘗試用這個(gè)方法。
要看你單位所用的檔案管理軟件對(duì)硬件的要求。
若單位沒有應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)的，能用office就行，XP系統(tǒng)就足夠了。
若單位有專用的檔案管理系統(tǒng)，一般要求至少win7起步，對(duì)硬件配置有最低要求，內(nèi)存一定要大一些，否則根本無法使用，簡(jiǎn)直慢死人。
各檔案庫的建筑及技術(shù)參數(shù):
1.各館室的最小面積應(yīng)能容納目前資料的存放，而且要考慮到以后的發(fā)展空間發(fā)展空間。
2.地面承重最大容量為1240公斤/平米，不能小于800公斤/平米，采用密集架時(shí)不應(yīng)大于1200公斤/平米。
3.密集架每組分為六層擱板，每層擱板承重為80公斤，柜體自重為80公斤。
4.每組柜體存放檔案盒的多少根據(jù)檔案盒子尺寸來計(jì)算。
5.一般檔案室門高2m，寬1m，特殊檔案室可加高，加寬門。要求門窗必須加防塵橡膠條密封，窗戶建議采用防盜窗，門采用防火、防盜門。
6.給水管、排水管、雨水管不宜穿越檔案室(庫)，消防栓不應(yīng)設(shè)在檔案室(庫)內(nèi)，應(yīng)設(shè)在明顯而又易于取用的走廊內(nèi)或樓梯間附近。
7.空調(diào)安裝位置應(yīng)避免空調(diào)出風(fēng)直接吹向文件資料。
8.館室內(nèi)應(yīng)避免真菌、霉菌等微生物的繁殖，防止嚙齒類動(dòng)物(如老鼠等)的存在。管道通過墻壁或樓、地面處均應(yīng)用不燃材料填塞密實(shí)，其他墻身孔洞也應(yīng)采取防護(hù)措施，底層地面應(yīng)采用堅(jiān)實(shí)地坪。 庫房： 1.檔案庫房、閱覽室、辦公室要分開，但是不能相距太遠(yuǎn)； 2.庫房的面積要滿足單位檔案管理員的要求，并有一定的預(yù)留空間； 3.檔案庫房要實(shí)現(xiàn)三鐵：即鐵門、鐵窗、鐵柜； 4.檔案庫房要達(dá)到八防：即防火、防盜、防光、防潮、防塵、防高溫、防有害氣體、防有害生物（蟲、霉、鼠等） 設(shè)備： 1.檔案盒使用無酸紙封底面； 2.檔案柜數(shù)量充裕、質(zhì)量好；
作為檔案室的負(fù)責(zé)人，我有幸能夠分享一些我對(duì)檔案室工作的總結(jié)和經(jīng)驗(yàn)。檔案室是一個(gè)非常重要的部門，負(fù)責(zé)管理和保護(hù)公司的重要文件和記錄。在過去的幾年里，我與我的團(tuán)隊(duì)一起努力工作，改進(jìn)和完善了檔案室的運(yùn)作，以更好地滿足公司日益增長(zhǎng)的需求。
檔案室的核心工作是確保所有文件和記錄的整理和歸檔。為了提高效率和減少錯(cuò)誤，我引入了一套系統(tǒng)化的工作流程。首先，我們根據(jù)文件的重要性和保密級(jí)別進(jìn)行分類。然后，我們使用專業(yè)的文件管理軟件，將文件進(jìn)行編號(hào)和標(biāo)記，以便快速檢索。最后，我們將文件放置在標(biāo)準(zhǔn)化的文件柜中，按照一定的規(guī)則進(jìn)行排列。
這個(gè)過程中最重要的一點(diǎn)是保持準(zhǔn)確和一致。所有的文件都必須按照規(guī)定的流程處理，以確保文件的可追溯性和安全性。我鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員在整理和歸檔過程中使用核對(duì)清單和校對(duì)工具，以排除任何潛在的錯(cuò)誤。
隨著科技的發(fā)展，數(shù)字化檔案管理成為了趨勢(shì)。為了適應(yīng)這一變化，我推動(dòng)了檔案室的數(shù)字化和電子管理。我們采用了先進(jìn)的掃描設(shè)備，將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件，大大提高了文件的存儲(chǔ)效率和利用率。
此外，我還引進(jìn)了電子檔案管理系統(tǒng)，用于管理和檢索電子文件。這個(gè)系統(tǒng)可以按照關(guān)鍵詞、日期和文件類型進(jìn)行搜索和過濾，使文件的檢索更加方便和快捷。我們也為員工提供了相關(guān)的培訓(xùn)和指導(dǎo)，以確保他們能夠有效地使用這個(gè)系統(tǒng)。
作為檔案室的管理者，我始終把檔案的保護(hù)和安全放在首位。我們采取了多種措施來保護(hù)檔案的完整性和機(jī)密性。首先，我們對(duì)檔案室實(shí)施了嚴(yán)格的出入管理制度，只有獲得授權(quán)的人員才能進(jìn)入。其次，我們使用高效的防火和防潮設(shè)備，以確保文件不受火災(zāi)、水患等意外事件的影響。
此外，我還制定了檔案保密制度，明確了對(duì)機(jī)密文件的處理和傳遞規(guī)定。我鼓勵(lì)員工遵守這些規(guī)定，并對(duì)違反規(guī)定的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。通過這些措施，我們成功地保護(hù)了公司的檔案免受損壞和泄露的風(fēng)險(xiǎn)。
檔案室不僅僅是一個(gè)文件存儲(chǔ)的地方，我們還提供各種檔案服務(wù)和支持。我與其他部門保持密切的合作，了解他們的需求并提供相應(yīng)的解決方案。無論是為業(yè)務(wù)部門提供檔案查詢，還是為審計(jì)部門提供檔案復(fù)核，我們都盡力滿足他們的要求。
我還定期組織培訓(xùn)和講座，提高員工對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)和技能。我相信員工是檔案室最寶貴的資產(chǎn)，他們的專業(yè)能力和責(zé)任心對(duì)保證檔案服務(wù)的質(zhì)量至關(guān)重要。
檔案室經(jīng)常面臨一些惡劣環(huán)境的挑戰(zhàn)，例如高溫、濕度和灰塵。為了保護(hù)文件免受這些因素的影響，我采取了一系列措施。首先，我定期檢查和維護(hù)檔案室的環(huán)境設(shè)備，確保其正常運(yùn)行。其次，我鼓勵(lì)員工使用防護(hù)設(shè)備，例如口罩和手套，以防止灰塵污染。
此外，我還采購了特殊的儲(chǔ)存箱和袋子，用于將文件封存，以防止?jié)穸群臀廴疚锏那秩?。這些措施不僅保護(hù)了文件的完整性，也提高了檔案室的工作效率。
在整個(gè)檔案室工作中，我意識(shí)到檔案管理是公司發(fā)展的重要支撐。一個(gè)高效和安全的檔案室能夠提供可靠的信息和數(shù)據(jù)支持，為公司決策和業(yè)務(wù)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。通過持續(xù)地學(xué)習(xí)和改進(jìn)，我相信我們的檔案室能夠更好地服務(wù)于公司，滿足未來的需求。
如果您有任何關(guān)于檔案室工作的問題或建議，請(qǐng)隨時(shí)與我聯(lián)系。
